20 octobre 2016

Succès de l’équipe PDE – 3 astuces à considérer !

Dans ce numéro :

À l’aube de 2017, force est de constater que l’équipe de planification des effectifs a beaucoup évolué au fil du temps. Il est révolu ce temps où l’équipe PDE dictait les façons de faire, les directives à suivre et laissait les opérations subir le résultat de leur travail.

Aujourd’hui, pour assurer le succès, il faut mettre en place une culture de cohabitation et favoriser la communication avec tous les départements.

En effet, une collaboration très étroite entre les différents joueurs de l’organisation et l’adhésion des différents intervenants, des agents à l’équipe exécutive, permettront de rassembler les conditions gagnantes pour atteindre les cibles.

Facile à dire, plus difficile à réaliser !

3 ASTUCES POUR RÉUSSIR:

1. Faites-vous connaître – Positionnez votre fonction

2. Clarifiez votre offre de service

3. Établissez un système de communication adaptée à chaque grand volet de votre fonction

Se faire connaître !

Au-delà de la raison d’être de l’équipe planification des effectifs au sein de l’organisation, les différents joueurs savent-ils vraiment en quoi consiste votre fonction et votre quotidien ?

  • Faites une campagne marketing pour vous faire connaître. Affiches, kiosque, foires aux questions sont quelques-unes des options que vous avez pour promouvoir vos services ;
  • Organisez des séances de « shadowing» ouvertes à tous (des agents aux vice-présidents). Faites-le de façon organisée avec des cibles définies, ex : thématique gestion en temps réel ;
  • Offrez de venir faire une journée en planification des effectifs ;
  • Organisez des « focus group » avec les agents/exécutifs. Encouragez-les à fournir les sujets de ces rencontres ;
  • Pendant vos périodes de pointes, offrez des postes temporaires à des agents. Une fois de retour dans leur équipe ils peuvent promouvoir vos services.

Être connu, faire comprendre votre fonction et ses enjeux sont de bonnes bases pour ouvrir la communication et mettre en place une culture de cohabitation et de travail d’équipe au sein de votre organisation.

Votre offre de service

L’offre de service de la planification des effectifs regroupe plusieurs composantes qui peuvent avoir un impact sur les coûts, la qualité de service et la satisfaction des employés. De plus, les besoins et les règles d’affaires peuvent être très différents d’un département à l’autre ce qui peut complexifier la livraison du service PDE. Il est important de se questionner :

  • Avez-vous une offre de service bien définir avec chacun de vos clients internes ?
  • Avez-vous des niveaux de service à respecter ?
  • Les rôles et responsabilités sont-ils bien définis entre PDE et les Opérations ?

L’imputabilité quant à chaque volet clé est-elle en place ?

N’oubliez pas de continuellement réviser vos services et pratiques afin qu’ils répondent aux besoins d’affaires votre clientèle qui sont en constante évolution.

Les moyens de communication

La communication est un élément primordial pour assurer le succès et pour que tous les intervenants soient parties prenantes du quotidien et des résultats !

Un plan de communication adéquat doit faire part de l’information aux personnes cibles, à un moment propice et avec un niveau de détails précis. En utilisant de bons plans de communication vous minimisez les risques de frustrations et vous vous assurez qu’ils seront lus/vus par les personnes clés.

Voici quelques exemples de plans selon les différentes fonctions :

planfprevisionf intradayf
rapportf
satisfactionf


 

 

Mettre en place ces 3 astuces, rassemble les conditions gagnantes d’un environnement de collaboration entre les différents intervenants de l’organisation et contribue à défaire les silos qui existent trop souvent.

Quels gains peut-on espérer :

  • Des équipes mobilisées vers un objectif commun ;
  • Une compréhension des actions prises au quotidien ;
  • Une implication quotidienne de tous les intervenants ;
  • Une réduction des coûts ;
  • Une optimisation de la qualité du service offert ;
  • Une cohabitation et un esprit collaboratif.

En bref, instaurez une culture de cohabitation où la connaissance de cette fonction méconnue qu’est la planification des effectifs, sera augmentée.

Une collaboration saine et de proximité sera présente dans vos organisations et vous permettra d’instaurer un climat de confiance et ce pour le plus grand bénéfice de vos clients. De plus, en devenant de véritables partenaires stratégiques pour vos clients internes, vous pourrez mieux comprendre leurs besoins (et eux, mieux comprendre votre offre de service) et vous permettre d’atteindre des gains en productivités de l’ordre de 5% à 30%.

Rappelez-vous : Quand on comprend, on adhère ! Et cela, peu importe notre statut et notre titre.

Soyez maître de votre succès et faites de votre département de PDE un acteur stratégique de votre organisation. Besoin d’aide ? SSA Solutions compte plus de 16 années d’expérience en planification des effectifs et il nous fera grand plaisir de vous accompagner dans cette démarche : audit de vos pratiques, formation, optimisation de vos processus, animation d’atelier de travail avec les différents clients internes de votre organisation, sont quelques exemples de services que nous offrons.

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